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na-kkun's life

システムエンジニア兼業でライターしてます。日々感じたこと。思ったことを書いていきたいと思います。たまに変なこと書きます。

『クラウド時代のタスク管理の技術』を読んで理想のタスク管理を実現する

読書・書評・感想 人生 仕事

クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!

クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!

『クラウド時代のタスク管理の技術』を読んでみた感想です。

はじめに

ルーティン化してタスクを楽にこなしたいけどどうすればいいのか?
本書ではタスク管理システムの構築からツールの選び方、それぞれのツールの使い方から組み合わせての運用方法を説明しています。タスク管理のツールは数多く存在しますがその中から本当に必要なツールのみを紹介しています。
正直全てを実践するのは少々ハードルが高いような気もしますが、実践できればタスク管理で悩むことはなくなると思います。

自分がやるべきことは絶対に頭で思い出す必要がない状態を達成してください。自分がやるべきことを知るにはリストを見ればいい。

こんな人にオススメ!
・楽にタスクを管理できるようになりたい
・仕事が忙しく趣味や勉強の時間を持てない
・タスク管理に興味がある

以下簡単ですが『クラウド時代のタスク管理の技術』の内容を紹介いたします。



タスク管理システムの構築

必要なタスク管理ツール組み合わせて理想のタスク管理システムを構築する方法を説明しています。
タスク管理システムでやるべきことは以下の3つとなります。

・やるべきことを確実にやること
・やらざるを得ないことをタイミングよくやること
・より大きな目的を達成すること

タスク管理システムには以下のツール群が含まれます。
・プロジェクト管理ツール
・カレンダー
・緊急タスク
・タスク管理ツール
・共同作業ツール
・行動記憶

ツールの選び方

タスク管理ツールの選び方

数あるタスク管理ツールの中で何を選べば良いか?本書では以下の3つの条件を満たすツールを推奨しています。
・スマートフォンとウェブブラウザで利用可能
・タスクごとに時間が見積もれる
・保存された検索(スマートフォルダ)を利用できる

そしてこれら3つの条件を満たすツールとして以下になります。
・Toodledo
・Remember The Milk

①スマートフォンとウェブブラウザで利用できること

クラウドでタスクを管理することが前提なので条件は厳しくなります。また、スマホで使用する場合は動作が軽快でないとストレスになり結局使うのをやめてしまうなんてことになりかねません。
そこでスマホ専用のアプリが用意されていないとダメ。

②タスクごとに時間を見積もれる

タスクリストにはタスクを実行するのにかかる時間予測は必須。ある程度時間を見積もれないと午前中にできもしない大量のタスクを抱えてリストが機能しなくなる。
タスクごとに時間を見積もれるツールは少ない印象です。

③保存された検索(スマートフォルダ)を利用できる

「スマートフォルダ」とは、「検索条件に合致したタスクだけを表示する」機能のこと。必要な情報意外を「隠す」ためのもの。つまり「今日」、「午前中」、「未完了」の条件に合致したタスクのみ表示されるようにする。

確かにこの機能はあれば便利そうですね。実際仕事でタスク管理ツールを使用するとしてまじめに使用すればタスクはすぐにいっぱいになってしまいます。そんなとき特定の条件にのみ合致するタスクのみをリストアップできるようになれば便利ですね。

①のみの条件の管理ツールならいくつかありますが②③の機能を兼ね備えているツールってそんなにありませんね。工夫次第ではMacのアプリ「Wunderlist」もそこそこ使えそうです。

Wunderlist: todoリストとタスク管理

Wunderlist: todoリストとタスク管理

  • 6 Wunderkinder
  • 仕事効率化
  • 無料

プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツールとはその名の通りプロジェクトを管理するツールです。プロジェクトの下にはいくつかのタスクがぶら下がっています。プロジェクトはいわばタスクの集合体と言えるのではないでしょうか。
プロジェクト管理ツールがしなければいけないことはなにか?

・プロジェクトごとにたくさんのタスクを束ねられること
・プロジェクトを階層形式に分解できること
・タスクごとに日付情報を付けられること
・タスクを条件にしたがって検索できること

そしてこれら4つの条件を満たすツールは以下になります。
OmniFocus(Mac)
Nozbe(Windows)

OmniFocus 2

OmniFocus 2

  • The Omni Group
  • 仕事効率化
  • ¥4,800
OmniFocus 2 for iPhone

OmniFocus 2 for iPhone

  • The Omni Group
  • 仕事効率化
  • ¥4,800

ですが正直OmniFocusは値段が高いです……。しかし機能面を考えれば高いとは言えないとのこと。
使いこなせるようになれば、なくてはならないツールとなりそうです。

終わりに

いかがでしたでしょうか?さらっと紹介しましたが本書のタスク管理システムをうまく運用できれば驚くほど仕事が片付いてしまうという言葉に嘘偽りはないものと考えます。詳しい運用方法は是非本書を読んで参考にしてみてくださいね。

クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!

クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!

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